Register "KYC Files"

KYC Toolbox Anwendungshinweise zum Register "KYC Files"

Überblick über die vertraglichen Beziehungen

Es sind drei verschiedene Unterreiter vorhanden:

• LIST: Hier werden die KYC Files (bisher: Verträge) aufgelistet.
• SEARCH/SUCHEN: In diesem Unterreiter können die KYC Files (bisher: Verträge) gesucht werden.
• DETAILS/EIGENSCHAFTEN: Dieser Unterreiter dient zur Ansicht der Details der KYC Files (bisher: Verträge). Zudem kann hier das jeweilige KYC File abgeschlossen und beurteilt werden.

LIST:

• Es werden die Konversationspartner der Vertragsbeziehung aufgeführt
• Verschiedene Daten des Kunden werden aufgeführt wie
  • die Referenznummer (verschiedene wie Kundenreferenznummer); sofern keine Nummer eingegeben wurde wird dieses Feld mit [empty-ref] bzw. [leere-referenz] automatisch ausgefüllt.
  • den Namen des Konversationspartners
  • der Status des Files (ob eine abschliessende Risikoeinschätzung vorgenommen wurde)
    • To be processed: Dieser Status wird angezeigt, sofern bei einer Entität noch verschiedene Schritte wie z.B. KYC Check, Verifikation, Video Identifikation etc. durchgeführt werden müssen. Dieser Status wird automatisch vom System vergeben und kann jedoch vom User jeweils selber angepasst werden (im Reiter Details/Eigenschaften).
    • To be assessed: Dieser Status wird nur angezeigt, sofern der User diesen festlegt. Mit diesem Status ist gemeint, dass das File bzw. diese Vertragsbeziehung bereit für die Risikobeurteilung ist.
      Wurde der KYC Spider Service: KYC Expert gebucht, wird dieser Status jeweils vom System vergeben um anzuzeigen, dass die finale Risikobeurteilung durch den Compliance Officer vorgenommen werden kann.
    • Beurteilt: In diesem Zustand wurde die Risikobeurteilung abgeschlossen.

• • das Datum, an welchem die letzte Änderung im jeweiligen KYC File bzw. Vertragsdossier vorgenommen wurde
  • die eigene und finale Risikobeurteilung
    • ist ein Fragezeichen (?) aufgeführt, wurde das Risiko noch nicht bestimmt
    • sofern das Dossier beurteilt wurde, werden die Risiken: Niedrig, Mittleres, Hohes, Sehr hohes oder Abgelehnt angezeigt.

Filter:

• Es kann nach dem Status des KYC Files gefiltert werden
• Es ist ein Filter verfügbar, mit welchem basierend auf dem Status der Dokumente/Reports die KYC Files angezeigt werden können:
  • «Any most recent pending/aktuelle ausstehend»: Es werden die KYC Files angezeigt, bei welchen mindestens ein Dokumententyp im Status PENDING ist. Hierfür wird jeweils die aktuellste Dokumentversion berücksichtigt.

• • «All completed/alle abgeschlossen»: Mit diesem Filter werden alle KYC Files angezeigt, bei welchen mindestens eine Version jedes Dokumententyps mit dem Status COMPLETED versehen ist.

• Die verschiedenen Risiken können ausgewählt werden
• Mit dem Filter «New Verification» werden die Kunden bzw. Dossiers angezeigt, bei welchen ein neues Assessment gemacht werden muss. Dies bezieht sich darauf, dass wenn nach einer Verifikation von Treffer (Verify Risk) allenfalls ein neues Gesamtrisiko resultierte und deshalb die Kundenbeziehung nochmals final verifiziert werden muss.

Sortierung:

• Folgende Sortierungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
  • Letztes Änderungsdatum
  • Referenz
  • Risiko
  • Status
• Desweitern kann innerhalb der verschiedenen Sortierungen absteigend oder aufsteigend sortiert werden.

SEARCH/SUCHEN:

Im Unterreiter SEARCH kann gesucht werden, ob ein KYC File bereits in der Toolbox gespeichert ist.

• Die Details, nach denen gesucht wird können eingegeben werden
• Mit Klick auf Suchen werden rechts die Resultate angezeigt

DETAILS/EIGENSCHAFTEN:

Im Unterreiter DETAILS können unteranderem die jeweiligen Kundenbeziehungen verknüpft, die Compliance Formulare erstellt oder auch das finale Risiko Assessment gesetzt werden.

• Der Status pro KYC File kann wie folgt angepasst werden (Beschreibung Bedeutung oben)
  
• Die Rollen der verschiedenen verknüpften Entitäten können angepasst werden
  
• Zu den verschiedenen KYC Files können Personen oder Organisationen hinzugefügt werden
  
• Mittels dem Button «KYC File beurteilen» kann die finale Risikoeinschätzung vorgenommen werden
• Bezüglich Button «Formulare generieren» siehe unter Kapitel Formulare generieren