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KYS FÜR INDUSTRIE UND EXPORT-UNTERNEHMEN

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EINFACHES UND VERSTÄNDLICHES KYS UND SANKTIONSLISTEN-PRÜFUNGSSYSTEM FÜR IHRE COMPLIANCE-PROZESSE

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WARUM KYC / KYS FÜR DIE INDUSTRIE WICHTIG IST

Die Reichweite und der Einfluss von Compliance in Unternehmen werden immer stärker.

Relevanz von Compliance für Industrie und Export-Unternehmen wird zunehmend grösser

Die Reichweite und der Einfluss von Compliance in Unternehmen werden immer stärker. Strengere Regulationen oder neue Sanktionen, welche insbesondere für die Export-Industrie wichtig sind, werden immer wieder zum Thema in Compliance Kreisen, sowie auch den Medien.

Mit Entity Due Diligence riskante Geschäfte vermeiden

Können Sie sich an ein riskantes Geschäft erinnern, bei dem Sie vorgängig zu wenig Informationen über Ihren Lieferanten gesammelt hatten, und plötzlich mit Konflikten konfrontiert wurden, die vermeidbar gewesen wären? Dabei kann es sich um einfache Interessenkonflikte, um Fälle von Bestechung, Veruntreuung, Verstösse gegen bestehende Sanktionen oder Embargos oder andere rechtliche Verstösse handeln. Die Folgen für Unternehmen aus solchen Informationslücken können weitreichend sein. Seien das direkte finanzielle Schäden, Reputationsschäden, Bussen oder strafrechtliche Folgen.

KYS und Exportkontrollen sind nicht nur Aufgabe des Supply Chain Management

Industrie- und Handelsbetriebe in verschiedenen Branchen wie zum Beispiel in der Technologie, Chemie oder Luxus Compliance-Prozesse, implementieren Compliance-Prozesse bei denen der Ablauf und Umfang von KYS-Screenings ebenso wie Exportkontrollen definiert werden. Das Vorleben eines Compliance-Prozesses ist nicht nur Sache des Supply Chain Management (SCM), sondern auch der obersten Führungsebene im Unternehmen, da die Due Diligence auf viele weitere Geschäftsbereiche Einfluss hat. Compliance in der Exportkontrolle zieht sich vom Einkauf bis zum Vertrieb, vom HR bis zum Besuchermanagement, da es wichtig ist seine Lieferanten, Kunden, ebenso wie Angestellte und Besucher zu kennen (Screen your Employees and Visitors).

Kennen Sie Ihre Geschäftspartner bereits bevor sie die Zusammenarbeit starten

Mit der Überprüfung Ihrer Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter und Besucher können Sie Ihre Risiken verringern, missbräuchliche Verwendung aufdecken und diese verhindern. Verantwortliche für Compliance informieren sich bereits vor dem Abschluss eines Geschäftes vertieft über die Verwendung und den Endempfänger der Lieferung. Falls dabei Zweifel (zum Beispiel einer der folgenden Red Flags) oder Unstimmigkeiten auftreten, wir meist die (zukünftige) Zusammenarbeit vertieft überprüft.  

Erfahren Sie nachfolgend mehr über Know Your Supplier, Sanktionslisten-Screenings, Embargos und Exportkontrollen und Compliance im Industriesektor und laden Sie sich unser Digital KYS Zusammenfassung für Compliance Verantwortliche in der Industrie kostenlos herunter:

 

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Was ist KYS?

KYS steht für „Know Your Supplier“ und ist ein umfassender Prozess, bei dem Sie möglichst viele Informationen über Ihren (potenziellen) Lieferanten und Geschäftspartner sammeln, um eine fundierte Entscheidung für Ihre Zusammenarbeit treffen zu können.

KYS steht für „Know Your Supplier“ und ist ein umfassender Prozess, bei dem Sie möglichst viele Informationen über Ihren (potenziellen) Lieferanten und Geschäftspartner sammeln, um eine fundierte Entscheidung für Ihre Zusammenarbeit treffen zu können.

KYS (auch KYC: „Know Your Customer“ oder “Know Your Client”) ist ein wichtiger Compliance-Prozess, um die Reputationsrisiken Ihrer Firma zu minimieren und sicherzustellen, dass Sie keine Geschäftsbeziehungen mit juristischen oder natürlichen Personen eingehen, welche widerrechtlich handeln und somit auch für Ihre Firma ein Risiko darstellen.

Weshalb ein Due Diligence Report für die Lieferantenüberwachung (KYS)?

Know Your Supplier Berichte können auch als Due Diligence Reports bezeichnet werden und umfassen die Überprüfung von Compliance relevanten Daten über Ihre potenziellen Lieferanten.

Due Diligence Reports umfassen die Überprüfung von Compliance relevanten Daten über Ihre potenziellen Lieferanten. Sich mit dem falschen Lieferanten oder Geschäftspartner einzulassen, kann Ihr Unternehmen gefährden - sowohl hinsichtlich Reputationsrisiken als auch in Bezug auf rechtlichen und regulatorischen Anforderungen. Daher ist es eine sinnvolle Massnahme, die notwendigen Informationen seiner Geschäftsbeziehungen einzuholen, um eine fundierte und faktenorientiere Entscheidung zur Geschäftstätigkeit treffen zu können.

Was ist der Unterschied zwischen Sanktionen und Embargos?

Sanktionen und Embargos werden beide gegen Länder oder Regierungen ausgesprochen. 

Sanktionen und Embargos können gegen Länder oder Regierungen ausgesprochen werden. Sanktionen können jedoch auch gegen bestimmte Personen, Unternehmen oder Organisationen wie zum Beispiel Massnahmen gegenüber Personen und Organisationen mit Verbindungen zu kriminellen Organisationen (SECO) ausgesprochen werden. Embargos und Sanktionen haben beide das Ziel, einen Staat so lange wie nötig mit gezielten Massnahmen wie Handelseinschränkungen zu belegen, bis beispielsweise die verlangten Menschenrechte eingehalten werden oder sich die politische Lage stabilisiert hat.

Die Embargos beziehen sich dabei auf Strafmassnahmen im Bereich des Import und Export. Sanktionen können jedoch auch andere Arten von Strafen ausserhalb von Import oder Export beinhalten, wie beispielsweise die Geschäftstätigkeit mit einem sanktionierten Unternehmen verhindern. Demnach sind alle Embargos eine Art der Sanktion, jedoch nicht jede Sanktion ist auch gleich ein Embargo.

Was ist der Unterschied zwischen Exportkontrollen und Sanktionen?

Exportkontrollen beziehen sich auf Güter, Software und Technologien, während sich Sanktionen auf Länder, Personen, Unternehmen und Organisationen sowie Güter beziehen.

Exportkontrollen beziehen sich auf Güter, Software und Technologien, während sich Sanktionen auf Länder, Personen, Unternehmen sowie Organisationen beziehen. Die Überprüfung von Geschäftsbeziehungen auf Sanktionen ist ein Teil der Simplified Due Diligence, welche wiederum ein Teilbereich der Exportkontrolle ist. 

Wieso werden Geschäftspartner auf Sanktionen überprüft?

Mit der Überprüfung Ihrer Geschäftskontakte stellen Sie sicher, dass Sie keine Geschäfte mit auf die Sanktionsliste gesetzten Personen oder Firmen getätigt werden.

Mit der Überprüfung Ihrer Geschäftskontakte stellen Sie sicher, dass keine Geschäfte mit auf die Sanktionsliste gesetzten Personen oder Organisationen getätigt werden. Im Alltag bedeutet KYS für jedes Unternehmen, dass Sie alle ihre Geschäftskontakte mit diesen Sanktionslisten und Embargolisten abgleichen und prüfen. Sei dies

  • bei der Erfassung eines neuen Kunden oder Abschluss einer neuen Lieferantenbeziehung
  • vor dem Verkaufsabschluss oder Versand Ihrer Güter
  • vor jeder höheren Finanztransaktion - insbesondere bei hohen Barbeträgen

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Erfahren Sie hier mehr über den technischen Expert Service von KYC Spider

automatisieren Sie Ihre KYC-Prozesse

Mit welchen Tools mache ich eine Sanktionsprüfung, sprich ein Sanktionslistenscreening?

Es gibt diverse Quellen von Sanktionslisten.

Es gibt diverse Quellen von Sanktionslisten. Meist werden diese von Organisationen oder Behörden wie dem OPEC (Organisation erdölexportierender Länder), OFAC (Office of Foreign Assets Control), der UNO, EU oder ähnlichen Organisationen ausgestellt und aktualisiert. In der Schweiz stellt das SECO seinerseits die Sanktionsliste auf ihrer Website zur Verfügung. Sie können also Ihre Entitäten mit den Sanktionslisten aus öffentlichen Datenbanken oder mit den öffentlichen Medien abgleichen. Mit Digital Compliance Lösungen wie der KYC Toolbox können Sie Ihre Entitäten mit einer angereicherten Compliance-Datenbank auf verschiedenen Sanktionslisten, ebenso wie Blacklists, Watchlists, PEP-, Embargo- oder CRIME-Listen überprüfen lassen.

 

Sehen Sie hier, welche Sanktionslisten die KYC Toolbox abdeckt

Ihren KYS-Überprüfungs-Prozess wird meist in Ihrem Internal Compliance Program (ICP) ausgeführt.

Welches sind die wichtigsten internationalen Sanktions- und Embargo-Listen?

Viele Datenbanken greifen für ein smartes Sanktionslistenscreening auf folgende Sanktions- und Embargolisten zurück

Viele Datenbanken greifen für ein smartes Sanktionslistenscreening auf folgende Sanktions- und Embargolisten zurück:

  • OFAC Sanktionen (USA)
  • UNO Sanktionen (UN)
  • SECO Sanktionen (CHE)
  • EC Sanktionen (EU)
  • UNO Embargos (UN)
  • DFAT Sanktionen (CAN)
  • METI Sanktionen (JPN)
  • HM Sanktionen und Embargos (GBR)

Öffnen Sie hier eine Übersicht zu den Sanktions-, Embargo-, CRIME- und Terror-Listen, über welche unsere KYC Datenbank für Screenings verfügt.

Welche Indikatoren (Red Flags) weisen auf ein potentiell risikobehaftetes Geschäft hin?

Oftmals äussern sich riskante Geschäfte bereits vor Vertragsabschluss anhand von Verhaltensweisen des Geschäftspartners, spezifischen Anforderungen oder speziellen Konditionen. Firmen definieren im Rahmen Ihres Compliance-Prozesses, welche Indikatoren für Ihre Geschäft auftreten könnten die auf ein erhöhtes Risiko schlussfolgern lassen. Solche „Red Flags“ bei der Verhandlung mit einem neuen Lieferanten oder Kunden können zum Beispiel sein: 
 
- Ihr Kunde oder Lieferant verlangt unübliche Zahlungsmodalitäten (z.B. Barzahlung hoher Beträge). 
- Ihr Geschäftspartner ist in einer politisch exponierten Position (PEP) oder im militärischen Bereich tätig. 
- Die Person zögert beim Mitteilen von Informationen zum Verwendungszweck oder Herkunft der Güter. 
- Die bestellten Güter sollen an einen Firmensitz in einem Krisenland oder auf einer ungewöhnlichen Versandroute ausgeliefert werden. 
- Die Person bestellt Güter, welche in keinem Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Firma stehen oder eine ungewöhnlich grosse Menge. 
- Die bestellten Güter entsprechen nicht dem technologischen Standard des Empfängerlandes oder des Kunden. 
Oftmals äussern sich riskante Geschäfte bereits vor Vertragsabschluss anhand von Verhaltensweisen des Geschäftspartners, spezifischen Anforderungen oder speziellen Konditionen. Firmen definieren im Rahmen Ihres Compliance-Prozesses, welche Indikatoren für Ihre Geschäft auftreten könnten die auf ein erhöhtes Risiko schlussfolgern lassen. Solche „Red Flags“ bei der Verhandlung mit einem neuen Lieferanten oder Kunden können zum Beispiel sein: 
 
  • Ihr Kunde oder Lieferant verlangt unübliche Zahlungsmodalitäten (zum Beispiel Barzahlung hoher Beträge).
  • Ihr Geschäftspartner ist in einer politisch exponierten Position (PEP) oder im militärischen Bereich tätig.
  • Die Person zögert beim Mitteilen von Informationen zum Verwendungszweck oder Herkunft der Güter.
  • Die bestellten Güter sollen an einen Firmensitz in einem Krisenland oder auf einer ungewöhnlichen Versandroute ausgeliefert werden.

Mehr zu Risiko-Indikatoren können Sie beispielsweise in der Red Flags Check-Liste des SECO oder im Merkblatt des BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Deutschland) nachlesen.

Was ist ein Internal Compliance Program (ICP)?

Ein ICP (Internal Compliance Program) ist ein firmeninternes Kontrollprogramm, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Exportkontrolle zu gewährleisten. 

Ein ICP (Internal Compliance Program) ist ein firmeninternes Kontrollprogramm, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Exportkontrolle zu gewährleisten. Die Geschäftsleitung verpflichtet sich, mit dem ICP organisatorische Massnahmen und Vorkehrungen zu treffen, mit dem Ziel Verstösse von vornherein zu vermeiden.

Welche Güter benötigen in der Regel  besondere Export- oder Import-Bewilligungen?

Bei der Ein- und Ausfuhr bestimmter Waren sind aufgrund von Bestimmungen zu nicht zollrechtlichen Erlassen verschiedene Auflagen zu beachten.

Bei der Ein- und Ausfuhr bestimmter Waren sind aufgrund von Bestimmungen zu nicht zollrechtlichen Erlassen verschiedene Auflagen zu beachten. Generell benötigen Güter zum Import oder Export aus der Schweiz eine Bewilligungspflicht aus folgenden Gründen:

  • Schutz der öffentlichen Sicherheit (Waffen, Munition und Dual Use Güter)
  • Schutz der gewerblichen Rechte (Edelmetalle, Kulturgütertransfer)
  • Schutz der Umwelt (Chemikalien und Pestizide, Abfälle)
  • Schutz der Gesundheit (Heilmittel und Doping, Betäubungsmittel, Lebensmittel)
  • Schutz der Tier- & Pflanzenwelt (Tiere und Tierprodukte, Artenschutz (CITES))
  • Wirtschaftliche und landwirtschaftliche Massnahmen (Zollkontingente)

Einzelheiten zur Schweizer Bewilligungspflicht können Sie bei der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) nachlesen.

Was sind Dual Use Güter?

Als Dual Use Güter werden Waren, Wissen oder Software  genannt, welche aufgrund ihrem „doppeltem Verwendungszweck“ sowohl zivil als auch für militärische Zwecke verwendet werden kann.

Als Dual Use Güter werden Waren, Wissen oder Software  genannt, welche aufgrund ihrem doppeltem Verwendungszweck sowohl zivil als auch für militärische Zwecke verwendet werden kann. Für solche Dual Use Güter bietet das SECO weiterführende Informationen an.

Welche Schweizer Gesetzgebung steht mit KYS und Exportkontrolle für Industriefirmen in Verbindung?

In der Schweiz gelangen Sie bei Ihren Compliance- und Exportkontrollprozessen an folgende Gesetze und Verordnungen

In der Schweiz gelangen Sie gemäss dem Risk-Bulletin von SPEDLOGSWISS oder Auszug von Botschaft zum Bundesgesetz über die Durchsetzung von internationalen Sanktionen bei Ihren Compliance- und Exportkontrollprozessen an folgende Gesetze und Verordnungen:

  • Embargogesetz (EmbG)
    Aus sicherheitspolitischen Gründen kann die Schweizer Regierung basierend auf dem Embargogesetz Sanktionen in Form von Ein-, Aus- und Durchfuhrverboten von Gütern aus oder nach bestimmten Ländern erlassen.

  • Kriegsmaterialgesetz (KMG) und Kriegsmaterialverordnung (KMV)
    Kontrolle der Herstellung und des Transfers von Kriegsmaterial und der entsprechenden Technologie, um die internationalen Verpflichtungen der Schweiz zu erfüllen, sowie ihre aussenpolitischen Grundsätze zu wahren.

  • Güterkontrollgesetz (GKG) und Güterkontrollverordnung (GKV)
    Kontrolle von militärischen Gütern, Dual Use Gütern und weiteren bewilligungspflichtigen Gütern.

Dies ist keine abschliessende Auflistung der zu beachtenden Gesetze und Verordnungen. Nebst der Schweizer Gesetzgebung sind auch internationale Richtlinien, wie die US EAR/ITAR für Unternehmen zu beachten.

Lesen Sie hier nach, warum auch die Exportkontrollgesetze der USA für Schweizer Unternehmen relevant sind und die Regelungen für Rüstungsgüter des US-amerikanischen International Traffic in Arms Regulations (ITAR) auch in Europa einen hohen Stellenwert im Bereich der Exportkontrolle und Compliance hat.

 

 

KYC Spider ist kein Finanzintermediär und unterliegt nicht den Anforderungen des GwG. KYC Spider hat eine Informations-Plattform entwickelt um den Finanzintermediär bei der Erfüllung der Sorgfaltspflichten zu unterstützen. KYC Spider ist ein technischer Dienstleister für Daten und Dokument Management.

KYC Spider bietet keine rechtliche, regulatorische, wirtschaftliche, finanzielle, steuerliche, organisatorische, technische oder andere Beratung an.

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